Regulamin przeprowadzania konsultacji społecznych budżetu obywatelskiego w mieście Grajewo

Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:

1. mieście – należy przez to rozumieć Gminę Miejską Grajewo;
2. mieszkańcach – należy przez to rozumieć osoby fizyczne zamieszkałe na terenie miasta Grajewo;
3. osobie głosującej - należy przez to rozumieć osobę fizyczną zamieszkałą na terenie miasta Grajewo;
4. jednostkach – należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne miasta działające w formie jednostek budżetowych i zakładów budżetowych;
5. infrastrukturze miejskiej - należy przez to rozumieć podstawowe urządzenia niezbędne do funkcjonowania miasta;

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§1

1. Niniejszy Regulamin określa zasady i tryb przeprowadzenia konsultacji społecznych budżetu obywatelskiego.
2. Konsultacje społeczne dotyczą wydzielonej części wydatków budżetu miasta na 2021 r., zwanej dalej budżetem obywatelskim.
3. Celem konsultacji jest zwiększanie bezpośredniego udziału mieszkańców miasta w procesie decydowania o sprawach dotyczących wszystkich mieszkańców, w tym:
   1. uzyskanie od mieszkańców miasta propozycji zadań do budżetu obywatelskiego;
   2. dokonanie przez mieszkańców miasta wyboru zadań do realizacji w ramach budżetu obywatelskiego.
4. Cały proces konsultacji społecznych przebiega za pośrednictwem Platformy do zarządzania Budżetem Obywatelskim, tj. stronę internetową: https://grajewo.budzet-obywatelski.org/, która zwiera moduły dedykowane do obsługi każdego z etapów konsultacji, m.in.:
   1. Moduł Zbierania Propozycji Zadań
   2. Moduł Obsługi/Procedowania Zadań
   3. Moduł promocji zadań przez mieszkańców
   4. Moduł Głosowania
5. Środki budżetu obywatelskiego mogą być wydatkowane wyłącznie na realizację zadań inwestycyjnych.
6. Planuje się, że kwota środków przeznaczona na ten cel wyniesie 150 000,00 zł. Zadanie rekomendowane, które otrzymało największą ilość głosów, tj. zostało wybrane przez mieszkańców do realizacji po przeprowadzeniu procedury głosowania w ramach budżetu obywatelskiego zostanie ujęte w wykazie zadań inwestycyjnych stanowiącym załącznik do Uchwały Rady Miasta w sprawie budżetu miasta Grajewo na 2021 r.
7. Ze środków budżetu obywatelskiego mogą być finansowane tylko zadania własne miasta, których realizacja jest możliwa do końca 2021 roku.
8. W ramach budżetu obywatelskiego na 2021 rok mogą zostać zrealizowane 2 zadania w sytuacji, gdy szacunkowy koszt realizacji zadania, które uzyskało największą ilość głosów i zadania, które jako kolejne uzyskało największą ilość głosów będzie zgodny z planowaną kwotą środków określonych w ust. 6.

Rozdział II

Zgłaszanie zadań do budżetu obywatelskiego

§2

1. Zadanie zgłoszone w ramach inicjatywy obywatelskiej powinno przyczyniać się do poprawy warunków życia mieszkańców oraz rozwoju infrastruktury miasta. Zadania powinny zaspokajać potrzeby mieszkańców.
2. Zadaniem inwestycyjnym jest: budowa nowej lub rozbudowa, modernizacja już istniejącej części ogólnodostępnej infrastruktury miejskiej.
3. Teren proponowany na lokalizację zadania musi stanowić wyłącznie własność miasta Grajewo i nie może być obciążony na rzecz osób trzecich.
4. Zadania zgłoszone do budżetu obywatelskiego powinny być zgodne ze Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego miasta lub planem zagospodarowania przestrzennego, jeśli teren na którym ma być zrealizowane zadanie jest nim objęty.
5. W ramach budżetu obywatelskiego nie mogą być realizowane zadania, które:
   1. nie będą służyć wszystkim mieszkańcom miasta i nie będą ogólnodostępne, bądź będą generować koszty eksploatacji wyższe niż 5 % kosztów jego realizacji w skali roku;
   2. po realizacji służyłyby wyłącznie instytucjom i jednostkom organizacyjnym miasta;
   3. zakładają realizację w 2021 roku jedynie części zadania, np: sporządzenie wyłącznie koncepcji bądź planu przedsięwzięcia lub jedynie wykonanie zadania, bez uwzględnienia środków na niezbędną dokumentację projektową;
   4. nie są spójne z przyjętymi planami, strategiami i programami rozwoju miasta;
   5. nie uwzględniają - o ile jest to możliwe - uniwersalnego projektowania, o którym mowa w art. 2 pkt 4 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.
6. Propozycję zadań do realizacji w ramach budżetu obywatelskiego składają mieszkańcy drogą elektroniczną na aktywnym formularzu zgłoszeniowym, o którym mowa w § 2 Uchwały zawierającym elektroniczną formę listy poparcia co najmniej 20 mieszkańców miasta.
7. Wnioskodawcy na aktywnym formularzu składają oświadczenie dotyczące zgody na przetwarzanie ich danych osobowych. Mieszkańcy popierający daną propozycję także składają oświadczenie dotyczące zgody na przetwarzanie ich danych osobowych.
8. Propozycje zadań do budżetu obywatelskiego można zgłaszać przez okres 14 dni kalendarzowych, zgodnie z harmonogramem stanowiącym Załącznik nr 2 do uchwały.

§3

Każdy mieszkaniec miasta może poprzeć dowolną ilość propozycji zadań zgłaszanych do budżetu obywatelskiego.

Rozdział III

Analiza zadań zgłoszonych do budżetu obywatelskiego

§4

1. Wydział Organizacyjny Urzędu Miasta prowadzi rejestr formularzy zgłoszeniowych z propozycjami zadań do budżetu obywatelskiego, które pobiera ze strony internetowej budżetu obywatelskiego i wpisuje do rejestru.
2. Autor/autorzy proponowanego zadania w trakcie procedury jego analizy w Urzędzie mogą zostać poproszeni o jego doprecyzowanie, wyjaśnienie lub uzupełnienie albo mogą sami wystąpić z propozycją zmian. Zmiana treści zgłoszonego zadania jest możliwa tylko do momentu opublikowania listy zadań poddanych pod głosowanie.

§5

1. Po upływie terminu zgłoszeń Sekretarz Miasta za pośrednictwem platformy kieruje formularze z propozycjami do kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta i /lub miejskich jednostek organizacyjnych w celu weryfikacji pod względem:
   1. formalno-prawnym,
   2. wykonalności technicznej,
   3. możliwości zabezpieczenia w budżecie miasta na kolejne lata środków na pokrycie ewentualnych kosztów, które zadanie będzie generowało w eksploatacji.
2. Weryfikację przeprowadza się przy użyciu wydrukowanej do poszczególnych zadań - karty analizy zadania zgłoszonego do budżetu obywatelskiego na 2021 r., o której mowa w § 3 Uchwały.

§6

1. Ingerowanie przez osoby analizujące w zakres i treść propozycji zadań zgłoszonych do budżetu obywatelskiego, w tym zmiana miejsca ich realizacji bądź łączenia z innymi zadaniami, jest możliwe jedynie za zgodą autorów tych propozycji.
2. Po zakończeniu weryfikacji kierownicy komórek organizacyjnych przekazują niezwłocznie Sekretarzowi Miasta wyniki analizy zadań przeprowadzonej w sposób określony w § 5.
3. Sekretarz Miasta po zapoznaniu się z wynikami analizy przedstawia Burmistrzowi rekomendacje dotyczące poszczególnych zgłoszonych propozycji. Ostateczną decyzję o poddaniu propozycji zadań pod głosowanie podejmuje Burmistrz.

§7

1. Wydział Organizacyjny na podstawie ustaleń o których mowa w § 6, sporządza listę zadań dopuszczonych do głosowania i zadań niedopuszczonych wraz z uzasadnieniem. Lista podawana jest do publicznej wiadomości poprzez publikację na stronie budżetu obywatelskiego, stronie miasta www.grajewo.pl.
2. Na liście umieszcza się informację o możliwości złożenia odwołania i terminach jego rozpatrzenia.

§8

1. Wnioskodawcy, którego propozycja realizacji zadania nie została dopuszczona do głosowania przysługuje prawo złożenia odwołania do Burmistrza w terminie 3 dni roboczych od dnia podania do publicznej wiadomości informacji, o której mowa w § 7.
2. Odwołanie wraz z uzasadnieniem składa się w Sekretariacie Urzędu Miasta.
3. Odwołanie podlega ponownie procedurze, o której mowa w § 5 i 6 w terminie 4 dni roboczych. Po wyczerpaniu tej procedury Sekretarz przedstawia Burmistrzowi rekomendacje dotyczące złożonych odwołań. Burmistrz rozstrzyga o uwzględnieniu lub nieuwzględnieniu odwołania. Jego decyzja jest ostateczna i od niej odwołanie nie przysługuje.
4. Po decyzji Burmistrza Wydział Organizacyjny ponownie publikuje ostateczną listę zadań, które zostaną poddane pod głosowanie i zadań niedopuszczonych do głosowania wraz z uzasadnieniem.

Rozdział IV

Zasady wyboru zadań zgłoszonych do budżetu obywatelskiego

§9

1. Propozycje zadań do budżetu obywatelskiego dopuszczone pod głosowanie zamieszcza się na stronie internetowej https://grajewo.budzet-obywatelski.org.
2. Głosowanie mieszkańców miasta nad wyborem zadań do budżetu obywatelskiego odbywa się w terminie określonym w harmonogramie.

§10

1. Głosować mogą wszyscy mieszkańcy miasta Grajewo z zastrzeżeniem § 11.
2. Każdy głosujący odpowiednio:
   1. wypełnia formularz online karty do głosowania, poprzez wpisanie swoich danych: pierwsze imię, drugie imię, imię matki osoby głosującej, nazwisko osoby głosującej, adres zamieszkania osoby głosującej;
   2. podaje nr telefonu, na który system wysyła wiadomość zawierającą kod weryfikacyjny;
   3. zaznacza "wybór" przy wybranym zadaniu;
   4. zaznacza akceptację oświadczenia dotyczącego zgody na przetwarzanie jego danych osobowych.
3. Niewykonanie czynności o których mowa ust. 2 pkt. 3 i 4 uniemożliwia oddanie głosu.

§11

W przypadku, gdy głosujący mieszkaniec jest osobą małoletnią konieczna jest zgoda rodzica/ opiekuna prawnego, którą ten wyraża we właściwej części procedury głosowania.

§12

Głos na wybrane zadanie uznaje się za nieważny, w przypadku gdy:

1. dane o których mowa w § 10 ust. 2 pkt. 1 są nieprawdziwe;
2. głos został oddany kilkakrotnie;

§13

Ustalenie wyników głosowania polega na zsumowaniu głosów ważnych oddanych na każdą z propozycji zadań poddanych pod głosowanie oraz sporządzeniu protokołu głosowania.

§14

1. W przypadku otrzymania największej takiej samej ilości głosów ważnych przez dwa lub więcej zadań, o wyborze decyduje losowanie, które przeprowadza Burmistrz w obecności autorów tych zadań.
2. Po zakończeniu procedury liczenia głosów Sekretarz w protokole rekomenduje do realizacji zadanie, które uzyskało największą liczbę głosów. W sytuacji określonej w § 1 ust. 8 regulaminu rekomenduje do realizacji 2 zadania.

§15

Wyniki konsultacji budżetu obywatelskiego są:

1. podawane do publicznej wiadomości na stronie internetowej budżetu obywatelskiego, stronie miasta www.grajewo.pl oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta;
2. przekazywane do lokalnych mediów w formie komunikatu prasowego;
3. przedstawiane przez Burmistrza Radzie Miasta w formie pisemnego sprawozdania na pierwszej sesji Rady, odbywającej się po zakończeniu konsultacji. Sprawozdanie zawiera:
   1. wykaz propozycji zadań zgłoszonych przez mieszkańców miasta do budżetu obywatelskiego wraz z ich orientacyjnym kosztem i wynikami analizy zgłoszonych propozycji i uzasadnieniem w przypadku weryfikacji negatywnej oraz ewentualnie dane dotyczące odwołań i ich rozstrzygnięć;
   2. wyniki głosowania na zadania do budżetu obywatelskiego na 2021 r. wraz z podaniem ilości oddanych głosów, w tym głosów nieważnych i ważnych;
   3. listę zadań rekomendowanych do realizacji w roku budżetowym 2021 w ramach budżetu obywatelskiego.

Rozdział V

Działania promocyjno-informacyjne i edukacyjne w procesie wdrażania budżetu obywatelskiego

§16

1. W trakcie realizacji budżetu obywatelskiego prowadzona jest kampania informacyjno-promocyjna i edukacyjna, której celem jest:
   1. przybliżenie mieszkańcom idei budżetu obywatelskiego oraz zachęcenie ich do składania propozycji zadań do niego;
   2. prezentacja zadań zgłoszonych do budżetu obywatelskiego i zachęcanie mieszkańców do udziału w głosowaniu w celu wyboru zadań do realizacji spośród zakwalifikowanych do głosowania;
   3. upowszechnienie informacji o przebiegu i wynikach procesu realizacji budżetu obywatelskiego.
2. Kampania, o której mowa w ust. 1, powinna zostać przeprowadzona przy użyciu środków komunikacji dostosowanych do zróżnicowanych grup mieszkańców, w tym w szczególności:
   1. akcja plakatowa i informacyjna w lokalnych mediach zachęcająca do udziału w głosowaniu nad wyborem zadań,
   2. utrzymanie strony internetowej budżetu obywatelskiego, zawierającej wszystkie niezbędne informacje dotyczące budżetu obywatelskiego, zasady i tryb przeprowadzenia konsultacji, itp.
   3. wykorzystanie internetowych portali społecznościowych.
3. Kampania ta powinna nawiązywać do idei budżetu obywatelskiego oraz akcentować bezpośredni, równy i otwarty dla mieszkańców wpływ na wybór zadań w ramach tego budżetu.
4. Autorzy samodzielnie promują zgłoszone zadania poprzez Moduł promocji projektów, który zapewnia nowoczesną prezentację zgłoszonych propozycji do budżetu obywatelskiego z pełnym opisem, galerią zdjęć i lokalizacją na mapie. Moduł daje możliwość integracji z popularnymi serwisami społecznościowymi, co ułatwia mieszkańcom promocję ich projektów wśród znajomych. Dodatkowo Projektodawca może kilkoma kliknięciami wydrukować plakat reklamujący jego projekt i rozpocząć promocję swojego pomysłu wśród lokalnej społeczności.

§17

W okresie realizacji budżetu obywatelskiego pracownicy Urzędu Miasta, których wykaz umieszczony jest na stronie miasta www.grajewo.pl udzielają wszelkich niezbędnych informacji.

Rozdział VI

Realizacja zadań i ewaluacja procesu wdrażania budżetu obywatelskiego

§18

1. Konsultacje dotyczące budżetu obywatelskiego mają charakter wiążący, a zadanie lub zadania wybrane w głosowaniu są rekomendowane do realizacji w 2021 roku.
2. Wydział Organizacyjny przekazuje dla Referatu Inwestycji informację o wynikach głosowania na zadania zgłoszone w ramach budżetu obywatelskiego na 2021.
3. Referat Inwestycyjny wprowadza wybrane przez mieszkańców w procedurze głosowania w ramach budżetu obywatelskiego zadanie lub zadania do wykazu zadań inwestycyjnych stanowiącego załącznik do Uchwały Rady Miasta w sprawie budżetu miasta Grajewo na 2021 r.
4. Zadanie lub zadania wybrane do realizacji w ramach budżetu obywatelskiego zostają ujęte w uchwale budżetowej miasta na 2021 rok.
5. Referat Inwestycji przeprowadza procedurę realizacji zamówienia publicznego zgodnie z Regulaminem zatwierdzonym Zarządzeniem Burmistrza Nr 515/14 z dnia 14 lipca 2014 r. w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Miasta Grajewo Regulaminu udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 tys. euro. z poźn. zm. lub zgodnie z zapisami Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 z poźn. zm.).
6. W przypadku braku technicznej możliwości realizacji zgłoszonego zadania wybranego w ramach budżetu obywatelskiego lub znaczącego przekroczenia szacunkowych kosztów realizacji tego zadania, istnieje możliwość rezygnacji z jego realizacji i wybrania do realizacji tego zadania, które jako kolejne uzyskało największą ilość głosów.
7. Konsultacje dotyczące budżetu obywatelskiego mają charakter procesu cyklicznego, powtarzanego w kolejnych latach.
8. Proces realizacji budżetu obywatelskiego jest monitorowany i ewaluowany.
9. Wyniki ewaluacji są wykorzystywane do wprowadzania zmian mających na celu doskonalenie procesu realizacji budżetu obywatelskiego.
10. Archiwizację wytworzonych w procesie konsultacji dokumentów, w tym w szczególności: prowadzonych rejestrów, kart analizy zadania, protokołów itp. prowadzi Wydział Organizacyjny Urzędu Miasta, zgodnie z zapisami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).

Rozdział VII

Przetwarzanie danych osobowych

§19

Zgłoszenie zadania w ramach budżetu obywatelskiego lub udział w głosowaniu wymaga wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych.

§20

Celem przetwarzania danych jest realizacja procedury konsultacji społecznych budżetu obywatelskiego.

§24

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zawierają załączniki Nr 3 i Nr 5 do Uchwały.