Regulamin przeprowadzania konsultacji społecznych budżetu obywatelskiego w mieście Grajewo

Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:

1. mieście – należy przez to rozumieć Gminę Miejską Grajewo;
2. mieszkańcach – należy przez to rozumieć osoby fizyczne zamieszkałe na terenie miasta Grajewo;
3. osobie głosującej - należy przez to rozumieć osobę fizyczną zamieszkałą na terenie miasta Grajewo;
4. jednostkach – należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne miasta działające w formie jednostek budżetowych i zakładów budżetowych;
5. infrastrukturze miejskiej - należy przez to rozumieć podstawowe urządzenia niezbędne do funkcjonowania miasta;

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§1

1. Niniejszy Regulamin określa zasady i tryb przeprowadzenia konsultacji społecznych budżetu obywatelskiego.
2. Konsultacje społeczne dotyczą wydzielonej części wydatków budżetu miasta na 2020 r., zwanej dalej budżetem obywatelskim.
3. Celem konsultacji jest zwiększanie bezpośredniego udziału mieszkańców miasta w procesie decydowania o sprawach dotyczących wszystkich mieszkańców, w tym:
   1. uzyskanie od mieszkańców miasta propozycji zadań do budżetu obywatelskiego;
   2. dokonanie przez mieszkańców miasta wyboru zadań do realizacji w ramach budżetu obywatelskiego.
4. Środki budżetu obywatelskiego mogą być wydatkowane wyłącznie na realizację zadań inwestycyjnych.
5. Planuje się, że kwota środków przeznaczona na ten cel wyniesie 150 000,00 zł. Zadanierekomendowane, które otrzymało największą ilość głosów, tj. zostało wybrane przez mieszkańców do realizacji po przeprowadzeniu procedury głosowania w ramach budżetu obywatelskiego zostanie ujęte w wykazie zadań inwestycyjnych stanowiącym załącznik do Uchwały Rady Miasta w sprawie budżetu miasta Grajewo na 2020 r.
6. Ze środków budżetu obywatelskiego mogą być finansowane tylko zadania własne miasta, których realizacja jest możliwa do końca 2020 roku.
7. W ramach budżetu obywatelskiego na 2020 rok mogą zostać zrealizowane 2 zadania w sytuacji, gdy szacunkowy koszt realizacji zadania, które uzyskało największą ilość głosów i zadania, które jako kolejne uzyskało największą ilość głosów będzie zgodny z planowaną kwotą środków określonych w ust. 5.

§2

1. Po zapoznaniu się z analizą treści i zakresu propozycji zadania przeprowadzoną przez właściwe merytorycznie komórki organizacyjne Urzędu Miasta oraz rekomendacją Sekretarza ostateczną decyzję o poddaniu propozycji pod głosowanie podejmuje Burmistrz Miasta.

Rozdział II

Zgłaszanie zadań do budżetu obywatelskiego

§3

1. Zadanie zgłoszone w ramach inicjatywy obywatelskiej powinno przyczyniać się do rozwoju i poprawy warunków życia oraz funkcjonowania mieszkańców miasta. Zadania powinny dotyczyć potrzeb mieszkańców.
2. Zadaniem inwestycyjnym jest: budowa nowej lub rozbudowa, modernizacja już istniejącej części ogólnodostępnej infrastruktury miejskiej.
3. Teren proponowany na lokalizację zadania musi stanowić wyłącznie własność miasta Grajewo i nie może być obciążony na rzecz osób trzecich.
4. Zadania zgłoszone do budżetu obywatelskiego powinny być zgodne ze studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego miasta lub planem zagospodarowania przestrzennego, jeśli teren na którym ma być zrealizowane zadanie jest nim objęty.
5. W ramach budżetu obywatelskiego nie mogą być realizowane zadania, które:
   1. nie będą służyć wszystkim mieszkańcom miasta i nie będą ogólnodostępne, bądź będą generować koszty eksploatacji wyższe niż 5 % kosztów jego realizacji w skali roku;
   2. po realizacji służyłyby wyłącznie instytucjom i jednostkom organizacyjnym miasta;
   3. zakładają realizację w 2020 roku jedynie części zadania, np: sporządzenie wyłącznie koncepcji bądź planu przedsięwzięcia lub jedynie wykonanie przedsięwzięcia, bez zaprojektowania środków na dokumentację;
   4. są sprzeczne z przyjętymi planami, strategiami i programami rozwoju miasta;
6. Propozycję zadania do realizacji w ramach budżetu obywatelskiego zgłaszają mieszkańcy na formularzu o którym mowa w § 2 Uchwały wraz z dołączoną listą poparcia zawierającą podpisy co najmniej 20 mieszkańców miasta.
7. Formularz zgłoszeniowy jest dostępny na stronie internetowej miasta Grajewo www.grajewo.pl oraz w Sekretariacie Urzędu Miasta i stronie internetowej budżetu obywatelskiego.
8. Propozycje zadań do budżetu obywatelskiego można zgłaszać przez okres 14 dni kalendarzowych.

§4

Wypełnione formularze zgłoszeniowe propozycji zadań można składać osobiście w terminie określonym w harmonogramie o którym mowa w § 1 ust. 5 Uchwały w Sekretariacie Urzędu Miasta. Można je również przesłać drogą pocztową na adres Urzędu Miasta (wówczas decyduje data wpływu do Urzędu).

§5

Każdy mieszkaniec miasta może poprzeć dowolną ilość propozycji zadań zgłaszanych do budżetu obywatelskiego.

Rozdział III

Analiza zadań zgłoszonych do budżetu obywatelskiego

§6

1. Wydział Organizacyjny Urzędu Miasta prowadzi rejestr formularzy zgłoszeniowych z propozycjami zadań do budżetu obywatelskiego, które wpisuje zgodnie z kolejnością ich wpływu.
2. Wydział dokonuje weryfikacji formularzy zgłoszeniowych pod względem kompletności danych (podpisy, adresy, daty).
3. Formularz uznaje się za kompletny, jeśli wypełnione są wszystkie pola i miejsca oznaczone, jako obowiązkowe.
4. Autor/autorzy propozycji zadania w trakcie procedury jego analizy w Urzędzie mogą zostać poproszeni o jego doprecyzowanie, wyjaśnienie lub uzupełnienie albo mogą sami wystąpić z taką inicjatywą. Zmiana treści propozycji zadania jest możliwa tylko do momentu opublikowania listy zadań poddanych pod głosowanie.

§7

1. Formularze kompletne Wydział Organizacyjny niezwłocznie przekazuje do Sekretarza Miasta, który po analizie treści kieruje je odpowiednio do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych Urzędu Miasta lub/i miejskich jednostek organizacyjnych w celu przeprowadzenia ich analizy formalno - prawnej i pod względem wykonalności technicznej.
2. Analiza zadań zgłoszonych do budżetu obywatelskiego polega na ich weryfikacji pod względem:
   1. formalno-prawnym,
   2. wykonalności technicznej,
   3. możliwości zabezpieczenia w budżecie miasta na kolejne lata środków na pokrycie ewentualnych kosztów, które zadanie będzie generowało w eksploatacji.
3. Weryfikację przeprowadza się przy użyciu karty analizy zadania zgłoszonego do budżetu obywatelskiego na 2020 r., o której mowa w § 3 Uchwały.

§8

1. Właściwe merytorycznie komórki organizacyjne Urzędu Miasta i/lub miejskie jednostki organizacyjne:
   1. dokonują analizy treści formularzy z propozycjami zadań;
   2. ingerowanie przez osoby analizujące w zakres i treść propozycji zadań zgłoszonych do budżetu obywatelskiego, w tym zmiana miejsca ich realizacji bądź łączenia z innymi zadaniami, jest możliwe jedynie za zgodą autorów tych propozycji;
   3. przekazują niezwłocznie do Sekretarza Miasta wyniki analizy zadań przeprowadzonej w sposób określony w § 7.
   4. Sekretarz Miasta po zapoznaniu się z wynikami analizy rekomenduje zadania dopuszczone do głosowania i wskazuje zadania niedopuszczone.

§9

1. Wydział Organizacyjny na podstawie ustaleń o których mowa w § 8, sporządza listę zadań dopuszczonych do głosowania i zadań niedopuszczonych wraz z uzasadnieniem. Lista podawana jest do publicznej wiadomości poprzez publikację na stronie internetowej miasta www.grajewo.pl oraz wywieszenie na tablicy ogłoszeń Urzędu.
2. Na liście umieszcza się informację o możliwości złożenia odwołania i terminach jego rozpatrzenia.

§10

1. Wnioskodawcy, którego propozycja realizacji zadania nie została dopuszczona do głosowania przysługuje prawo złożenia odwołania do Burmistrza w terminie 3 dni roboczych od dnia podania do publicznej wiadomości informacji, o której mowa w § 9.
2. Odwołanie wraz z uzasadnieniem składa się w Sekretariacie Urzędu Miasta.
3. Złożone odwołanie ponownie podlega procedurze o której mowa w § 8 i 9 w terminie 4 dni roboczych. Po wyczerpaniu tej procedury Sekretarz opiniuje wnioski rozpatrzone w trybie odwoławczym, a Burmistrz rozstrzyga o uwzględnieniu lub nieuwzględnieniu odwołania. Jego decyzja jest ostateczna i od niej odwołanie nie przysługuje.
4. W terminie 10 dni od daty wpłynięcia odwołania do Burmistrza, Wydział Organizacyjny ponownie publikuje ostateczną listę zadań, które zostaną poddane pod głosowanie i zadań niedopuszczonych do głosowania wraz z uzasadnieniem.

Rozdział IV

Zasady wyboru zadań zgłoszonych do budżetu obywatelskiego

§12

1. Propozycje zadań do budżetu obywatelskiego poddane pod głosowanie umieszcza się na karcie do głosowania w kolejności wynikającej z ich wpisu do rejestru, o którym mowa w § 6 ust. 1 Regulaminu.
2. W konsultacjach uczestniczą i wyboru zadań do budżetu obywatelskiego dokonują mieszkańcy Miasta w głosowaniu trwającym 10 dni roboczych.

§13

1. Głosować mogą wszyscy mieszkańcy miasta Grajewo z zastrzeżeniem § 14 ust. 4.
2. Głosowanie odbywa się w trzech punktach do głosowania.
3. Każdy głosujący w lokalu do głosowania odpowiednio:
   1. odbiera kartę do głosowania i ją wypełnia,
   2. przynosi kartę wypełnioną zgodnie z §15 pkt 2
   a następnie osobiście wkłada swoją kartę do głosowania do urny.
4. Punkty do głosowania są oznakowane i znajdują się, w:
   1. budynku Urzędu Miasta przy ul. Strażackiej 6A,
   2. budynku Grajewskiego Centrum Kultury przy ul. Wojska Polskiego 20,
   3. budynku Pływalni Miejskiej przy ul. Targowej 11,
5. Lokalizację punktów do głosowania podaje się do wiadomości publicznej za pośrednictwem lokalnych mediów elektronicznych, a także na stronie internetowej miasta www.grajewo.pl , stronie internetowej budżetu obywatelskiego oraz na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Miasta, co najmniej na 7 dni przed rozpoczęciem głosowania.
6. Punkty do głosowania umieszczone w budynku Urzędu Miasta i Pływalni Miejskiej dostosowane są do potrzeb osób niepełnosprawnych.
7. W szczególnie uzasadnionych przypadkach możliwe jest skorzystanie przez głosującego z usługi mobilnego punktu do głosowania z urną wyborczą po uprzednim ustaleniu z Wydziałem Organizacyjnym terminu i miejsca głosowania.

§14

1. Głosujący w punkcie do głosowania otrzymuje kartę do głosowania. Wzór karty do głosowania określa załącznik Nr 5 do uchwały.
2. Na karcie głosujący wybiera jedno zadanie stawiając znak "X" w kolumnie "wybór" przy wybranym zadaniu.
3. Obowiązkowo należy wypełnić czytelnie wszystkie pozostałe miejsca i rubryki karty do głosowania.
4. W przypadku, gdy głosujący mieszkaniec jest osobą małoletnią konieczna jest zgoda rodzica/opiekuna prawnego, którą ten wyraża na karcie do głosowania lub we wskazanej części modułu głosowania elektronicznego.
5. Głos na wybrane zadanie uznaje się za nieważny, w przypadku gdy:
   1. oddano go na karcie niezgodnej z obowiązującym wzorem,
   2. znak „X” przy wybranym zadaniu został naniesiony w inny sposób niż przy pomocy długopisu/pióra (np. nadrukowano, skserowano, odciśnięto stemplem, itp.)
   3. na karcie dokonano widocznych poprawek / zmian / korekt dotyczących znaku „X” postawionego w rubryce „Wybór”
   4. na karcie wybrano więcej niż jedno zadanie lub nie wybrano żadnego,
   5. dana osoba oddała więcej niż 1 kartę do głosowania (głosowała 2 lub więcej razy),
   6. imię i nazwisko wpisane na karcie jest nieczytelne lub nie zostało wpisane,
   7. adres zamieszkania wpisany na karcie jest błędny, nieczytelny lub brak adresu,
   8. oświadczenie umieszczone na karcie nie jest podpisane, nie wpisano daty jego złożenia lub podpisano nieczytelnie,
   9. na karcie do głosowania nie wypełniono wszystkich obowiązkowych pól,
   10. głosujący na karcie do głosowania dokonał skreśleń.

§15

Głosowanie może odbywać się także:

1. z zastosowaniem specjalnego modułu do głosowania elektronicznego znajdującego się na stronie internetowej grajewo.budzet-obywatelski.org,
2. poprzez pobranie ze strony internetowej www.grajewo.pl lub strony internetowej budżetu obywatelskiego karty do głosowania stanowiącej załącznik nr 5 do Uchwały (plik w formacie pdf., kompletne jej wypełnienie i czytelne podpisanie, a następnie osobiste włożenie do urny w jednym z wybranych punktów do głosowania o których mowa §13 ust. 4

§16

W dniu zakończenia głosowania w sali konferencyjnej Urzędu Miasta dokonuje się otwarcia urn. W trakcie tej czynności mogą uczestniczyć w roli obserwatorów przedstawiciele lokalnych mediów i autorzy zgłoszonych zadań.

§17

1. Weryfikacji ważności oddanych głosów dokonuje Zespół, o którym mowa w § 5 Uchwały.
2. Ustalenie wyników głosowania polega na zsumowaniu głosów ważnych oddanych na każdą z propozycji zadań poddanych pod głosowanie oraz sporządzeniu protokołu głosowania.
3. W przypadku otrzymania największej takiej samej ilości głosów ważnych przez dwa lub więcej zadań, o wyborze decyduje losowanie, które przeprowadza Zespół w obecności autorów tych zadań.
4. Członkowie Zespołu uczestniczący w procesie weryfikacji ważności głosów oraz liczący ilość głosów oddanych na poszczególne zadania zobowiązani są do zachowania w tajemnicy uzyskanych informacji do czasu oficjalnego ogłoszenia wyników konsultacji.
5. Po zakończeniu procedury liczenia głosów Zespół w protokole sporządzonym z przeprowadzonego liczenia głosów rekomenduje do realizacji zadanie, które uzyskało największą liczbę głosów. W sytuacji określonej w § 1 ust. 8 Zespół rekomenduje do realizacji 2 zadania.

§18

1. Wyniki konsultacji budżetu obywatelskiego są:
   1. podawane do publicznej wiadomości na stronie internetowej miasta www.grajewo.pl i stronie internetowej budżetu obywatelskiego oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta;
   2. przekazywane do lokalnych mediów w formie komunikatu prasowego;
   3. przedstawiane przez Burmistrza Radzie Miasta w formie pisemnego sprawozdania na pierwszej sesji Rady, odbywającej się po zakończeniu konsultacji. Sprawozdanie zawiera:
      1. wykaz propozycji zadań zgłoszonych przez mieszkańców miasta do budżetu obywatelskiego wraz z ich orientacyjnym kosztem i wynikami analizy zgłoszonych propozycji i uzasadnieniem w przypadku weryfikacji negatywnej oraz ewentualnie dane dotyczące odwołań i ich rozstrzygnięć;
      2. wyniki głosowania na zadania do budżetu obywatelskiego na 2020 r. wraz z podaniem ilości oddanych głosów, w tym głosów nieważnych i ważnych;
      3. listę zadań rekomendowanych do realizacji w roku budżetowym 2020 w ramach budżetu obywatelskiego.

Rozdział V

Działania promocyjno-informacyjne i edukacyjne w procesie wdrażania budżetu obywatelskiego

§19

1. W trakcie realizacji budżetu obywatelskiego prowadzona jest kampania informacyjno-promocyjna i edukacyjna, której celem jest:
   1. przybliżenie mieszkańcom idei budżetu obywatelskiego oraz zachęcenie ich do składania propozycji zadań do niego;
   2. prezentacja zadań zgłoszonych do budżetu obywatelskiego i zachęcanie mieszkańców do udziału w głosowaniu w celu wyboru zadań do realizacji spośród zakwalifikowanych do głosowania;
   3. upowszechnienie informacji o przebiegu i wynikach procesu realizacji budżetu obywatelskiego.
2. Kampania, o której mowa w ust. 1, powinna zostać przeprowadzona przy użyciu środków komunikacji dostosowanych do zróżnicowanych grup mieszkańców, w tym w szczególności:
   1. akcja plakatowa i informacyjna w lokalnych mediach zachęcająca do udziału w głosowaniu nad wyborem zadań,
   2. utrzymanie strony internetowej budżetu obywatelskiego, zawierającej wszystkie niezbędne informacje dotyczące budżetu obywatelskiego, zasady i tryb przeprowadzenia konsultacji, itp.
   3. wykorzystanie internetowych portali społecznościowych.
3. Kampania ta powinna nawiązywać do idei budżetu obywatelskiego oraz akcentować bezpośredni, równy i otwarty dla mieszkańców wpływ na wybór zadań w ramach tego budżetu.

§20

W okresie realizacji budżetu obywatelskiego wszelkich niezbędnych informacji udzielają pracownicy Urzędu Miasta, których wykaz umieszczony jest na stronie miasta www.grajewo.pl

Rozdział VI

Realizacja zadań i ewaluacja procesu wdrażania budżetu obywatelskiego

§21

1. Konsultacje dotyczące budżetu obywatelskiego mają charakter wiążący, a zadanie lub zadania wybrane w głosowaniu są rekomendowane do realizacji w 2020 roku.
2. Wydział Organizacyjny przekazuje dla Referatu Inwestycji informację o wynikach głosowania na zadania zgłoszone w ramach budżetu obywatelskiego na 2020.
3. Referat Inwestycyjny wprowadza wybrane przez mieszkańców w procedurze głosowania w ramach budżetu obywatelskiego zadanie lub zadania do wykazu zadań inwestycyjnych stanowiącego załącznik do Uchwały Rady Miasta w sprawie budżetu miasta Grajewo na 2020 r.
4. Zadanie lub zadania wybrane do realizacji w ramach budżetu obywatelskiego zostają ujęte w uchwale budżetowej miasta na 2020 rok.
5. Konsultacje dotyczące budżetu obywatelskiego mają charakter procesu cyklicznego, powtarzanego w kolejnych latach.
6. Proces realizacji budżetu obywatelskiego jest monitorowany i ewaluowany.
7. Wyniki ewaluacji są wykorzystywane do wprowadzania zmian mających na celu doskonalenie procesu realizacji budżetu obywatelskiego.
8. Archiwizację wytworzonych w procesie konsultacji dokumentów, w tym w szczególności: prowadzonych rejestrów, formularzy zgłoszeniowych, kart analizy zadania, wypełnionych kart do głosowania, protokołów itp. prowadzi Wydział Organizacyjny Urzędu Miasta, zgodnie z zapisami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).

Rozdział VII

Przetwarzanie danych osobowych

§22

Zgłoszenie zadania w ramach budżetu obywatelskiego lub udział w głosowaniu wymaga wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych.

§23

Celem przetwarzania danych jest realizacja procedury konsultacji społecznych budżetu obywatelskiego.

§24

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zawierają załączniki Nr 3 i Nr 5 do Uchwały.